做采購員的工作流程是什么?采購工作流程:一,下單:1.通常情況下,采購員接到缺料,獲取缺料以下基本信息:存貨編碼,產品型號,數量。2.分析缺料信息是否合理,再將定單下給供應商,定單必須含有以下信息:材料型號,數量,單價,金額,計劃到貨日期。3.采購審核員根據具體情況進行定單審核4.定單傳真給客戶以后,采購員需要與客戶確認采購信息,并要求簽字回傳。二,跟催:采購定單完畢以后,采購員根據采購定單上要求的供貨日期,采用時間段向供貨商反復確認到貨日期直至材料到達我公司。三,入庫:一).實物入庫:收貨員收材料之前需確認供應商的送貨單是否具備以下信息:供應商名稱,定單號,存貨編碼,數量;如定單上的信息與采購定單不符,征求采購員意見是否可以收下。二).單據入庫:采購員根據檢驗合格單,將檢驗單上的數據入到用友中,便于以后對帳。但也存在些問題,表現為:1.外加工的檢驗合格單沒有入庫;2.采購入庫定單號和數量比較混亂。四,退貨:采購填寫退貨單,進行定單退貨。五,對帳:一),月結表:每個月月初,各供應商將上月月結表送至我公司,采購員根據我公司收貨員簽字的送貨單,我公司的入庫單據和單價表核對月結表。目前月結表中出現以下不足之處:無定單號,存貨編碼,退貨數量,上月欠款余額,發生額至本期欠款余額等信息。二),增值稅發票:校對發票上的以下信息:我公司的全稱,帳號,稅號,發票上的材料名稱,數量,金額。在此發面我們也有欠缺表現為發票金額大于定單金額,特指一張定單只有一種材料的情況。六,付款:根據付款周期編制付款計劃,安排付款。
1.列出计划
采购需要根据公司部门的实际需求,在和部门负责人核实以后,确定采购单的正确性以后下单保存,制定出完整的采购计划;但是如果是比较大额的采购,可能还需要向上一层公司领导汇报批准。
2.询价、议价、比价
这一步就是询问各个供货商的价格,多方比较,最好连细节都搞的清楚明白一些。然后还价,尽量以优惠一点的价格拿到货物。但是也不能只考虑价格,还需要考虑发货时间和售后服务,最终确定两三家,来达成合作意向。包括价格、发货时间、售后服务这些都是要白字黑字的让供货商确认签字的。
3.最终确定订单,拟合同
把样品带回去让生产部门确定,最后根据洽谈结果选定供货商,拟定最终的订单和合同。当然如果数额较大,还是要宝贝董事长的。不过关于订单数量、价格等等可能还会有些变化,这些都是以最终合同为准的。
4.跟踪货物
需要预付款的就打款,然后了解下供货商的地址和联系人电话,就连运营物流公司负责人电话也要了解清楚。简单来说,就是需要全程跟踪货物,确保货物能及时交接。
5.安排接货
一般都会有相关采购单据回传的,只需要安排相关人员接货即可。接货的时候一定要合适货物数量,确保入货时间是正确的。
6.验货
货物到了以后可以安排相关检验部门检验,如果是仪器器材、试剂等等。验收标准不仅要符合入厂标准,还要符合国标、合同标准、供应商企业标准。没问题就可以出具验收合格单。总而言之,这个流程是很重要的,要确保事前、事中和事后都检验合格。
如果发生退货的情况,就需要开出退货单,一式两联(采购员一联、供方一联)。重点来了,确定是什么问题,如果是模具的问题,还需要把对方工程师叫上,修改模具,如果只是货品瑕疵,就按照退货流程处理就行了。
如果货物要的比较急,而瑕疵品还是可以用的。可以开具不良业务委托书。要是同一批次货物,有些不合格,有些合格,不合格的退回去了,合格的可以开具特采单,由工程师及质保部确认签字,一式三份(生产部一份、收料员一份、检验员一份)。
7.仓库入库
如果上一步没问题的话,现在就直接安排仓库人员入库了,这一环节主要强调资料转接顺畅,并互通知悉。
8.付款
付款的时候要按照采购单据,合约办事,要提供付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等。
9.追加订单
如果很满意,需求还要更多,可以追加订单,但是生产到完成可能还需要很长一段时间,所以要与公司的生产部门协商,如果供货物料晚到,尽量不要影响开工时间。并且追加订单过多,超过了原订单的三分之一,还需要再次下单。
一般企业单位采购基本流程:生产部门请购---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈(下单)----合同的签订(确定付款条件、货运方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---财务结算
1、采购计划采购员应根据请购单和公司生产计划、销售计划制订采购计划,应有全局观念。
2、供应商的选择和考核A、如何选定最适当的供应商,是采购部门最重要的职责之一。一般而言,供应商的家数愈多,选择最适当供应商的机会就愈大。因此,如何扩大寻找供应商的来源,便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商,可以通过网络、杂志、以及杂志和同行业介绍来寻找。B、对供应商的考核也很重要,一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3、询价、比价、议价
4、合同的签订买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5、交货验收交货验收为采购作业中最为重要的一环。采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。
6、质检货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。
7、财务结算货物入库后,财务结算。
流程:
接收采购计划-询比议价-决定-审核-跟催-收货-付款-退货。
相关的单据有:请购单、采购单、询价单,采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。
岗位职责:
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则,严格按采购计划采购,做到及时、适用,合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符,报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。注重收集市场信息,及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序,对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关,物资选择样品供使用部门审核定样,购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作,有责任提供有效的物品保管方法,防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的其它各项工作。